Para el desarrollo normal de muchas actividades es necesario que tanto los trabajadores de las empresas como sus socios o los propios trabajadores por cuenta propia, se tengan que desplazar al domicilio de sus clientes.

 

En dichos desplazamientos se incurre en una serie de gastos que, sobre todo para los trabajadores por cuenta ajena, deben de ser compensados.

 

Dietas para trabajadores por cuenta ajena

 

Cuando un trabajador, en el desempeño de su cargo, se desplaza por su cuenta a un municipio distinto de aquél en el que vive y trabaja, puede ser compensado por la empresa para la que trabaja.

 

Para que dicha compensación esté exenta en su Renta, se deben de cumplir una serie de requisitos que dependerán del tipo de gastos a sufragar. Así, debemos diferenciar entre gastos de locomoción y aquellos que se refieren a su manutención y estancia y, dentro de éstos, si ha habido pernoctación o no y si el desplazamiento ha sido dentro del territorio español o al extranjero.

 

En cuanto a los gastos de locomoción, estarán exentas las siguientes cantidades:

 

• Cuando para el desplazamiento haya utilizado transporte público, las cantidades justificadas mediante factura o equivalente.  
• Cuando haya realizado el desplazamiento con vehículo propio, el importe resultante de valorar a 0,19€ cada kilómetro recorrido siempre que se justifique la realidad del desplazamiento, más los gastos de peaje y aparcamiento que también se justifiquen.

 

En relación a los gastos de manutención y estancia, cabe diferenciar:

 

• Los gastos de estancia están exceptuados de gravamen en los importes que se justifiquen (sin límite) y los justificantes admisibles son únicamente los correspondientes a estancia en hoteles y demás establecimientos de hostelería. Pero en todo caso, será necesario acreditar que el desplazamiento ha sido por motivos laborales. 
• Para los gastos de manutención hay un importe máximo exceptuado de gravamen de 53,34 €/día para desplazamientos producidos dentro del territorio nacional pernoctando en municipio distinto y sin pernoctación 26,67 €/día. Para desplazamientos al extranjero con pernoctación 91,35 €/día y sin pernoctación 48,08 €/día.

 

Sin embargo, existen varias particularidades. Por ejemplo, en el sector de la construcción se dan dos tipos de contrato, el de fijo en plantilla y el de obra determinada. En el primero de los casos, si una entidad con centro de trabajo en Valencia envía personal con contrato fijo en plantilla a una obra en Alicante, los gastos de manutención estarán exceptuados de gravamen hasta los máximos anteriormente citados. Sin embargo, no lo estarán si el trabajador ha sido contratado específicamente para trabajar en la obra de Alicante. No obstante, en caso de que dicho trabajador se tuviera que desplazar desde Alicante a otras obras, la compensación por dicho desplazamiento, sí estaría exenta.

 

También existe una particularidad respecto al sector del transporte de mercancías por carretera, en cuyo caso no es necesario que se disponga de factura si el gasto no excede de 15€ si es en territorio nacional y de 25€ si corresponden a desplazamientos al extranjero.

 

Dietas para los socios y/o administradores de sociedades

 

En el caso de los socios y/o administradores de las sociedades, no aplicaría directamente el régimen de dietas, ya que la relación existente entre el socio/administrador y la sociedad no es de dependencia y ajenidad.

 

Estaríamos ante la existencia de un “gasto por cuenta de un tercero” si la sociedad pone a disposición de los socios o administradores los medios para que éstos desarrollen sus funciones, por ejemplo, mediante el uso de tarjetas de crédito.

 

Sin embargo, estaríamos ante el caso de una renta dineraria sujeta a retención si la entidad reembolsa los gastos que previamente han asumido los socios o administradores y éstos no acreditan que estrictamente vienen a compensar dichos gastos, o si la entidad les abona una cantidad para que éstos decidan libremente cómo emplearla. Si el socio o administrador acreditase su compensación estaríamos en el primer caso (gasto por cuenta de un tercero).

 

En cuanto a gastos de restauración, si el socio trabajador sufraga dichos gastos con la tarjeta de la empresa y los mismos son exigidos por el desarrollo de la actividad, para él no supondría renta y para la sociedad sería un gasto deducible, siempre que fuera justificable la correlación con ingresos. Lo mismo ocurriría si el socio paga personalmente los gastos de restauración y la sociedad, con posterioridad, se los reembolsa.

 

Sin embargo, si no se pudiera probar la correlación de dichos gastos con ingresos de la sociedad, entonces para el socio supondría rendimientos de capital mobiliario y para la sociedad un gasto no deducible por entenderse que se trata de retribución de fondos propios.

 

Es lógico pensar que, si el socio incurre en gastos personales con la tarjeta de la sociedad o pagados por la misma, se tratará de un gasto no deducible en el Impuesto sobre Sociedades y un rendimiento de capital mobiliario en la renta del socio.

 

Gastos de desplazamientos en trabajadores autónomos

 

Pero, ¿qué ocurre cuando el trabajador es un autónomo? En caso de trabajadores por cuenta propia, pueden deducirse los gastos incurridos en manutención como si de un trabajador por cuenta ajena se tratase. No obstante, se debe cumplir una serie de requisitos:

 

• El pago en el establecimiento de restauración y hostelería se realice por medios electrónicos  
• Se disponga de la factura correspondiente
• Los gastos se deban al desarrollo de su actividad económica

 

Asimismo, también podría desgravarse de su IRPF los gastos de viaje en transporte público, así como los de estancia en los hoteles y otros establecimientos de hostelería siempre que se disponga de su factura correspondiente y no se haya incurrido en dichos gastos durante los fines de semana, lo que haría que fuera más difícil su justificación.  

 

Como siempre, Hacienda continuará cuestionando la deducibilidad de prácticamente todos los gastos que un trabajador por cuenta propia quiera deducirse en relación a sus desplazamientos.

 

Diana Lázaro

 

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