La Ley del IVA es la establece la obligación de emitir facturas en determinadas operaciones, principalmente, realizadas en el ámbito empresarial y profesional.
El desarrollo reglamentario de dicha obligación se encuentra en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, coloquialmente conocido como Reglamento de Facturación.
Todos conocemos qué es una factura y, en rasgos generales, lo que debe de contener. Quizá desconozcamos todos los detalles de las mismas y las especialidades de la norma que, tratándose de una obligación procedente de la Ley del IVA, son muchas.
Si te preocupa no estar emitiendo correctamente tus facturas o quieres asegurarte de que cumples con todos los requisitos de cara a la facturación electrónica que se nos avecina, no puedes perderte lo que te explicamos a continuación.
OBLIGACIÓN DE FACTURAR
Todos los empresarios o profesionales están obligados a expedir factura y copia de esta por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en el desarrollo de su actividad, incluidas las no sujetas y las sujetas pero exentas del Impuesto. También se debe expedir su correspondiente factura cuando se percibe un cobro anticipado ya que este hecho hace que se devengue el IVA correspondiente en la operación.
Sin embargo, existen determinadas excepciones que permiten no tener que emitir factura:
- En determinadas operaciones exentas
- Aquellas realizadas por empresarios o profesionales que se encuentren el Régimen especial del Recargo de Equivalencia
- En el desarrollo de actividades acogidas al Régimen Simplificado del impuesto
- Aquellas otras en las que así se autorice por el Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Tributaria
No obstante, no podemos confiarnos y deberemos de consultar con un experto si en una determinada operación específica, como la venta de un bien inmueble o de un activo fijo, sería obligatoria la expedición de la factura.
TIPOS DE FACTURAS
El Reglamento de facturación permite la emisión de varios tipos de facturas según la operación que estemos realizando.
Como regla general, se debe de utilizar el formato de factura completa, cuya confección debe de contener todos los datos que más adelante comentaremos.
Podríamos utilizar la factura simplificada, cuando se trate de operaciones cuyo importe total no exceda de 400€, o bien cuando no se superen los 3.000€ en determinadas situaciones:
- Ventas al por menor en el que el destinatario sea el consumidor final.
- Otras ventas como las realizadas a domicilio
- Servicios como transporte de personas y equipajes, hostelería y restauración, peluquería y salones de belleza, fotografía, entre otros.
También podemos encontrarnos con el caso de que es el propio destinario quién asume la obligación de expedir la factura. En dicha situación, debe de haber un acuerdo expreso entre las partes, su pertinente comunicación a la Administración Tributaria y, una vez emitida la factura, una aceptación previa por quién haya realizado la operación, asegurándose de que la misma sea correcta en todos los sentidos.
Cuando la factura que hemos emitido no cumple con los requisitos legales o bien cuando se produzca la devolución de envases o embalajes, descuentos, resolución de operaciones, alteración en precios o precios provisionales, impagos, etc, deberemos de emitir una factura rectificativa.
CONTENIDO DE LAS FACTURAS
Todas las facturas emitidas deben de contener, como mínimo, los siguientes datos, sin perjuicio de que se pudieran incluir otros adicionales:
- Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa. Será obligatorio expedir series separadas en los casos de que sea el destinatario quién emita la factura o cuando se trate de facturas rectificativas.
- Fecha de expedición y de operación, en el caso de que esta sea diferente.
- Nombre y apellidos, razón o denominación social completa y domicilio tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.
- Número de identificación fiscal del destinatario expedido por el Estado Español o por otro miembro de la Unión Europea.
- Descripción detallada de las operaciones, indicando los datos necesarios para la determinación de la base imponible, como el precio unitario o cualquier descuento o rebaja no incluido en el mismo.
- Tipo o tipos impositivos que aplican a la operación y la cuota que deberá aparecer de forma separada.
- Mención expresa en los siguientes supuestos: operación exenta, facturación por destinatario, inversión del sujeto pasivo, y aplicación de Regímenes especiales.
En el caso de emitir facturas simplificadas de acuerdo con lo comentado con anterioridad, no sería necesario indicar una descripción detallada de las operaciones, siendo suficiente la identificación de los bienes o de los servicios prestados. Tampoco habría que detallar la cuota del IVA, bastando indicar “IVA incluido” y la contraprestación total.
No obstante, para poder deducir el IVA soportado de una factura simplificada, el expedidor deberá de indicar el NIF del destinatario y su domicilio, así como la cuota repercutida de forma separada.
¿DURANTE CUÁNTO TIEMPO DEBO DE CONSERVAR LAS FACTURAS?
A efectos fiscales, la norma dice que tenemos que conservar las facturas recibidas, los justificantes contables y las copias de las facturas expedidas durante el plazo de prescripción del impuesto esto es, por norma general, cuatro años. Y ello aplica también a los regímenes especiales o a aquellos que, sin tener la condición de empresarios o profesionales, sean sujetos pasivos del IVA por aquellas facturas que hayan expedido.
Sin embargo, la normativa mercantil, concretamente el Código de Comercio nos indica que los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales. Este plazo se deberá cumplir incluso en el caso del cese de la actividad o fallecimiento del empresario.
Además, las facturas que recibamos como compra de inmovilizados, principalmente, deberemos de conservarlas durante toda la vida de dicho elemento.
Nuestra recomendación es conservar las facturas en formato digital, siendo menor el espacio que ocupan y asegurándonos de que, en caso de ser una sociedad y tener bases imponibles negativas, la conservamos durante los diez años en los que la Administración Tributaria nos podría solicitar que acreditásemos dichas bases, según la Ley del Impuesto sobre Sociedades.
En caso de precisar más información al respecto, estamos a vuestra disposición en el teléfono 617.559.099 o bien a través del correo electrónico: aliciacoll@acasesoria.com
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