Recientemente se ha publicado la Orden Ministerial que regula los sistemas informáticos de facturación y VERFACTU.

Pero, ¿qué es el VERIFACTU? Es la norma mediante la que se regulan los requisitos que deben de cumplir todos los sistemas informáticos dedicados a la facturación. Mediante el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, se aprobó el Reglamento con el que se establecía que, esos sistemas deberán generar automáticamente un registro de facturación de alta de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de cada factura.

Por lo tanto, lo que dimana de dicha norma es que todos los software de facturación deberán de realizar una comunicación, o prepararla, de todas las facturas que se emitan mediante el mismo.  Y esto, trae consigo consecuencias muy importantes a tener en cuenta. Sobretodo porque la aplicación del mismo está prevista que comience el próximo día 1 de julio de 2025.

¿A QUIÉN APLICA?

En términos generales, el Reglamento es aplicable a todo el territorio español. Y se aplicará a todos los obligados tributarios que utilicen un sistema informático de facturación.

Es decir, que tanto los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, con algunas excepciones, los del IRPF que realicen actividades económicas, los No Residentes que tengan establecimientos permanentes y las entidades en régimen de atribución de rentas con actividad económica, estarán obligados a cumplir con los requisitos.

Los que no estarán obligados son los contribuyentes obligados al SII.

También es de aplicación este Reglamento a todos los Sistemas Informáticos dedicados a la facturación, de tal manera que deberán de garantizar la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación. Y deberán de tener la capacidad para remitir dicha información a la Administración Tributaria de forma continuada.

CONTENIDO DEL REGISTRO

Como hemos comentado, el objetivo final de esta norma es obtener un registro detallado de las facturas que se emiten en el ámbito empresarial mediante los sistemas informáticos. Es decir, no debemos alarmarnos, al menos hasta que no entre en vigor la obligación de emitir facturas electrónicas, porque esta obligación no aplicará todavía a aquellos que utilicen otros sistemas como pueden ser, las facturas manuscritas, las hojas Excel, etc.

Una vez emitida la factura con este software, el mismo de forma interna, generará un registro informático de facturación de alta que contendrá todos los datos de la factura y, entre otra, la siguiente información:

• Fecha, hora minuto y segundo en que se genera el registro de facturación de alta.
• Huella o Hash que añadirá el programa de forma automática. Se trata de un dato, cuya longitud es mucho menor que la información que contiene, único y exclusivo para cada factura.

La fecha de expedición de las facturas deberá de coincidir con la de registro de facturación y con a la de la remisión a la AEAT. Es por ello que, bien de forma automática o manualmente, se deberá de informar de cada factura emitida en el mismo momento en el que se realice.

Es lógico plantearse, qué pasará en el caso de que hayamos cometido un error en la emisión de alguna factura y su registro ya se ha información a la Administración Tributaria. En ese caso, se debería de realizar un Registro de Anulación que consiste en informar, entre otros, de los datos del obligado, el nº de serie y fecha del registro, el código de identificación del sistema utilizado, fecha, hora, minuto y segundo en que se genere este nuevo registro, así como de las características adicionales que permitan conocer las circunstancias de la generación de este registro de anulación.

El envío de estos Registros, tanto el de alta como el de anulación, se podrá realizar, bien directamente por los obligados o bien por un tercero que tenga el apoderamiento necesario.

También podremos encontrarnos antes situaciones en las que son los propios clientes quienes tienen delegada la facultad de expedir las facturas de sus proveedores, en cuyo caso, siempre que para ello se utilicen sistemas informáticos, también deberán de cumplir con el envío del registro de alta.

¿QUÉ SOFTWARE ELEGIR?

La elección del software puede ser tarea complicada si no se tiene en cuenta las características que los mismos deben cumplir. Sin embargo, mediante esta norma, se obliga a los desarrolladores de estos programas informáticos a certificar, mediante una declaración responsable, que el sistema informático cumple con lo dispuesto en el Reglamento y en la orden ministerial.

Estos requisitos son, de forma resumida, los siguientes:

• Garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación que está obligado a generar por cada factura expedida, generando un fichero de alta de factura por cada una de las expedidas. Además, debe imprimirse un código QR en las condiciones específicamente reguladas.
• Tener la capacidad de comunicación con la AEAT para la remisión de los mismos.
• Además, si se tratan datos personales, debe cumplir con las medidas previstas en la legislación en materia de protección de datos para lo cual debe separar el acceso a la información tributaria de otra confidencial, que no se remitirá a la Administración.

Para aquellos pequeños empresarios o microempresas, la Administración Tributaria prevé el desarrollo de una aplicación informática que servirá para cumplir con el Reglamento en su modalidad VERIFACTU, es decir, generar e informar de forma automática de todas las facturas emitidas.

Es muy importante tener en cuenta que, si el sistema elegido no realiza la remisión en línea de los registros, deberá de cumplir con otras características de seguridad, entre las que destacan el registro de eventos, la firma electrónica de los registros de facturación y de evento, permitir la posibilidad de exportación de los registros de facturación y de eventos, ofrecer la comprobación de varios requisitos (huella, firma, encadenamiento…) de los registros de facturación y de evento, gestionar alarmas, etc.

Por lo tanto, sería conveniente dar con un sistema de emisión de las facturas que remita, en línea y al momento, a la Agencia Tributaria todos los registros de facturación correspondientes a las facturas expedidas.

En caso de precisar más información al respecto, estamos a vuestra disposición en el teléfono 617.559.099 o bien a través del correo electrónico: aliciacoll@acasesoria.com